1、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的要紧基础条件
文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或出货打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。与做一些采集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要素，或者同秘书一块在讨论中形成一个要素，然后由秘书据此去采集材料、推敲看法，形成文字。这最后一种，领导只不过出题目，而从拟定提纲、采集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提源于己的建议供领导参考，而且可以在起草时直接把我们的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，如此形成的文稿才能真实、全方位、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。
要达到上述目的，文字秘书就需要拥有较高的素质。他除去拥有一般员工的基本条件外，还应有自己特殊的常识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的需要。常识修养、技能修养怎么样，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养怎么样，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全方位地加大这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊职位上的员工，在我们的工作职位上，不只通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处置的具备较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具备较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的要紧基础条件之一。?
2、文字秘书同时应该是一名出色的文书档案管理工作者
因为职员编制和机构设置的局限，很多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。根据档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理需要坚持党性、实践性和科学性的基础上，根据文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于借助的原则需要，努力提升文书档案管理方面的业务修养。
文字秘书兼做文书档案管理，主如果做文书材料的立卷、文书档案的采集、整理、缩微、鉴别、检索、保护、借助、信息和统计等环节的工作。这类环节之间既相互连接，又相互制约，而借助则是诸环节中的中心环节，其它环节都为借助服务，为借助打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案员工的根本任务。
作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中有哪些用途，即作为机关工作的参谋用途，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要程度是不言而喻的。因为机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这种文档室对于较小机关而言，则具备综合性，它不止是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，如此，需要提供很多的参考资料，需要为机关中心工作的借助创造便捷的条件，而且需要提供的资料飞速、准确，这就增加了肯定的困难程度。因此，文字秘书在加大秘书工作修养的同时，又需要具备文书档案员工的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
3、在新形势下，加大文字秘书、文档管理职员培训教育的必要性
综上所述，因为中小机关的文书档案管理，通常情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自己修养直接影响着文稿的水平和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有不同，但业务关系上又相互联系，更要紧的是二者的工作成就总是又同存于一个载体，可以如此说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有用途的基础，这就是该事物间的本质联系。
党的十一届三中全会以来，伴随党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的进步健全，各类部门在机关建设中，对文字秘书的需要愈加高，对文书档案的管理及其用途的发挥也愈加看重，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就看上去非常重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的要紧方面——文书档案的管理有了较大的进步，但文书档案管理队伍的建设，尤其是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与年代需要不相适应的方面。突出地表目前能胜任文字秘书又兼文书档案管理的职员数目少、职位不稳定。存在这种局面的重要原因第一是有关领导对文字秘书的需要不高，对文书档案工作不看重，觉得文秘职员只不过抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只不过收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不好的影响，把文秘、文档职员做为我们的亲信、随从，来去以符合我们的口味为标准。第二，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提升。
为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要程度与在实质工作中存在的问题，应该从以下几个方面加大队伍建设。第一，以公务员基本素质需要为基本条件，在配备文秘、文档管理职员时，应选调那些所学专业的有关职员；第二，对在岗的专业职员应按期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提升，以适应新形势的需要；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理职员，尤其是文字秘书兼文档管理的员工进行按期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的薪资津贴，鼓励他们作好本职工作。
以上是本人在实质工作中的一些领会，谈出以上怎么看，想与在机关从事文字秘书和文书档案管理工作的同行们商榷、探讨。
